Description du poste
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ
Pour toutes les tâches qui lui sont confiées, le Senior Finance Officer doit s’appuyer sur son équipe (Comptable et les caissiers) et doit les former afin qu’ils puissent remplir leurs rôles avec efficacité. Il doit apporter tout le support possible à son équipe, au bureau Integre DKH/LWF/NCA. En tant que récipiendaire d’une délégation de pouvoir du Finance and Administration Manager, le Senior Finance Officer doit rapporter à celui-ci, tous les problèmes éventuels rencontrés au niveau des procédures et processus pour la prise de meilleures decisions.
Responsabilités principales et tâches spécifiques
Contrôle Interne:
- Veuillez au respect de la mise en application du document fixant les limites d’autorite au sein du bureau integee DKH/FLM/NCA.
- Vérifier régulièrement avec le support du Comptable, les entrées comptables afin de s’assurer de leur conformité aux règles de gestion SCI en matière comptable et financière (utilisation des différents codes comptables et budgétaires tels que definis dans la charte des Comptes).
- Attirer l’attention du Finance and Administration Manager sur tous les cas de non-respect du Contrôle Interne;
- Assurer des missions de formation des logisticiens, du staff programme aux aspects financiers et aux procédures SCI et bailleurs en matière de gestion des financements.
- S’assurer du respect des règlements locaux et autres règles de bonne gestion afin de réduire les risques.
- Agir en tant que contact avec les vérificateurs externes sur les questions comptables et, en consultation avec le FAM, mettre à leur disposition tous les documents nécessaires à l'audit des comptes, y compris les audits supplémentaires des agences de financement.
- Aider à la préparation et à la vérification de l'exactitude des budgets pour tous les projets, y compris les documents de planification et de suivi, les énoncés de besoins, les appels d'urgence pour les urgences et d'autres projets bilatéraux.
- S’assurer d’un suivi régulier des réalisations budgétaires des projets par rapport aux prévisions, expliquer les différences avec le support des programmes;
- Participer aux réunions de revue budgétaire , discuter avec les différents Chargés de Projets de l’évolution de la consommation budgétaire des projets, des activités et leur impact sur les financements du Bureau integer DKH/FLM/NCA;
- Contrôler et consolider régulièrement le Master Budget;
- Alerter le Finance and Administration Manager sur tous les cas où il y aurait des dépassements dans l’exécution des coûts de support et programmatiques.
- Assurer le suivi et le contrôle des comptes financiers des partenaires
- Rapporter au Finance and Administration Manager , tout problème rencontré dans l’exécution des contrats avec les partenaires.
- S’assurer que les pièces justificatives des partenaires arrivent a temps au bureau et qu’elles sont en conformité aux règles et procédures de DKH/FLM/NCA.
- S’assurer que les partenaires recoivent leur financement a temps
- Conseiller les staffs du programme, et le cas échéant les partenaires, sur les problèmes/préoccupations d’ordre financiers;
- Assurer une production à temps réel et de qualité des rapports financiers mensuels (Bilan, Etat des Revenus et Depenses, Rapport financiers des projets) à soumettre avant le 15 du mois suivant
- Assister les gestionnaires de programme à apporter les corrections liées à la mauvaise codification des dépenses
- S’assurer que les explications données par les gestionnaires de programme sur les dépassements et sous-utilisation budgétaires sont cohérentes et conformes.
- Avoir de bonnes relations avec les banques et les établissements financiers avec lesquels nous travaillons (UNIBANK, BNC, etc.);
- Planifier les besoins de trésorerie de sorte à pouvoir anticiper les besoins en accord avec les activités prévues par les programmes.
- Assurer que les Staffs de son département (Comptable et caissiers) produisent leurs plans de performance annuels et en assurer leur évaluation périodique;
- En collaboration avec le FAM et les Ressources Humaines du bureau integre DKH/FLM/NCA, participer au processus de recrutement de nouveau staff de son département ;
- En collaboration avec les HR, s’assurer de la production et du suivi du plan de congé des staffs de son département;
- S'assurer que tout le personnel règle les avances et / ou les prêts en conformité avec la politique et les procédures établies et que tous les comptes sont réglés au moment de la cessation de service.
- S'acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le FAM ou son représentant.
Qualifications, formation, connaissances
- Un diplôme universitaire en Finances et Comptabilite ;
- Au minimum une expérience continue de 5 ans dans les Finances, idéalement avec au moins deux ans d’expérience dans un poste de supervision;
- Capacité de superviser l’équipe des Finances et d’appuyer le leadership du Finance and Administration Manager;
- Capacité de développer et utiliser des outils important de gestion financière permettant d’assurer une excellente gestion des services des Finances pour assurer la mise en œuvre des programmes de qualité;
- Expérience assuree dans la connaissance de l’outil informatique plus particulierement l’utilisation du software Sage ERP 300 ainsi que des connaissances avancées en Excel;
- Excellente capacité de maintien des relations interpersonnelles; et capacité de travailler seul mais aussi avec des équipes variées;
- Excellente capacité de communication en français; la maitrise de l’anglais est un plus.
- Capacité de déléguer, former et développer les staffs.
- Capacité de gérer plusieurs demandes/activités à la fois; capacité de définir les priorités et de produire de résultats de très haute qualité;
- Bonne connaissance de la loi et des pratiques financières légales en Haiti.
Priere d'envoyer votre dossier de candidature ( CV, Lettre de motivation, 3 References , Copies de Diplomes et Certificats) aux adresses suivantes: recrutement.hti@diakonie-katastrophenhilfe.org ou hro1.hti@lwfdws.org
Closing Date: 07 June 2017
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